Оснащение переговорных

Зачем устраивать встречу?

Самая распространенная причина для встречи-обсудить что-то с глазу на глаз. Это может быть новая идея, новая возможность, проблема, чтобы провести мозговой штурм, принять взвешенное решение о чем-то . Но всегда всё сводится к обсуждению и личному взаимодействию.

Многие деловые коммуникации осуществляются по телефону, электронной почте, почте, информационным бюллетеням, веб-сайтам компаний, интранетам и экстранетам. Эти методы общения во многих отношениях облегчили жизнь и ускорили общение. Они открыли маркетинговые возможности и сделали B2B-маркетинг и партнерские отношения намного более эффективными.

Какими бы великими они ни были, они все равно не могут заменить встречу лицом к лицу. Обсуждение чего-то лицом к лицу позволяет вам не только слышать, что говорится, давая вам доступ к подсказкам, скрытым в тоне голоса говорящего, но и позволяет вам видеть говорящего. Наблюдение за языком тела и мышцами лица очень важно, поскольку оно позволяет вам прочитать реакцию человека на то, что вы говорите, а также то, что он на самом деле думает о том, что он сам говорит.

Только 7% общения происходит в устной форме. Остальные 93% состоят из тона голоса (38%) и языка тела (55%). Поэтому, хотя факты и цифры легко сообщаются по электронной почте, письму или телефону, фактическое обсуждение или переговоры лучше всего проводить там, где вы можете видеть другого человека и, следовательно, можете сами увидеть, что его тон и тело могут сказать по обсуждаемому вопросу.

Встречи бывают самых разных форм и размеров, от импровизированных бесед в коридоре до еженедельных встреч и ежегодных конференций. Все встречи играют важную роль в жизни бизнеса, и, по крайней мере, некоторые мысли должны быть направлены на планирование, обсуждение и последующее выполнение каждого затрагиваемого вопроса.

Основные рекомендации к оснащению  ваших переговорных:

  • Тачпанель с возможностью сенсорного ввода. Возможно, вам потребуется сделать несколько заметок или визуальных элементов на доске, чтобы более подробно объяснить суть обсуждаемого вопроса.
  • Правильные стулья и стол. Подумайте о стульях и столах и о том, как они будут размещены в пространстве комнаты. Не слишком ли велик стол для встреч, чтобы создать доверительную атмосферу переговоров? Являются ли стулья мягкими и комфортными, чтобы участники  могли сосредоточиться на презентации?
  • Экран достаточных размеров, для удобного восприятия информации всеми участниками процесса.
  • Кабели и шнуры. Ничто так не задерживает встречи, как отсутствие правильных шнуров. Либо заранее запасите их в переговорной, либо обязательно приобретите и принесите на встречу шнуры и переходники с поддержкой нужных интерфейсов. Возможно, вы даже захотите проверить свои шнуры заранее, чтобы убедиться, что на встрече у вас не возникнет никаких проблем с подключением.
  • Функционирующее оборудование для кондиционирования воздуха.
  • Функционирующее оборудование для аудио или видеоконференцсвязи. Распределена ли ваша команда или у вас есть участники, приходящие виртуально или по телефону? Убедитесь, что оборудование для конференц-связи настроено заранее, чтобы никто не пропустил важные части собрания.
  • Кофеварка и/или бойлер с горячей водой для кофе/чая. Позволит создать доверительную атмосферу для участников встречи.

Наша фирма имеет большой опыт реализации проектов от маленьких переговорных комнат до больших конференц залов – звоните будем рады проконсультировать Вас по всем возникающим вопросам.